Un projet ne peut aboutir qu’après l’achèvement d’une suite d’étapes interdépendantes entre elles. Les étapes en question, mais aussi les stratégies à appliquer pour les mener à terme, diffèrent en fonction de chaque mission. De ce fait, il est important de définir les divers paramètres du projet avant de pouvoir concrétiser ce dernier.
Définition des paramètres : un incontournable dans le cadre d’une gestion de projet
La gestion de projet est une mission de taille qui nécessite des analyses et des procédures minutieuses. Heureusement, pour vous faciliter la tâche, des outils spécifiques, comme Monday, Basecamp ou HubSpot, vous guident dans chaque angle du travail. Vous pouvez choisir entre les 26 meilleurs logiciels de gestion de projet pour connaître le dispositif adapté à vos besoins. Retrouvez dans ce cas des outils utiles pour planifier et automatiser les tâches.
Quoi qu’il en soit, l’étape de base d’un pilotage de projet reste la définition des paramètres. En connaissant ces derniers, l’équipe pourra s’atteler plus sereinement aux différentes tâches futures. Cette phase permet entre autres de décider de l’approche à suivre afin de concrétiser vos plans de manière efficace.
Ensuite, définir les paramètres du projet vous sera utile pour élaborer votre analyse SWOT. Celle-ci est un autre indispensable dans le cadre du management de projet. Pour rappel, le SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ou MOFF (Menaces, Opportunité, Forces, Faiblesses) vous permet d’identifier les points forts et les points faibles de votre plan. Vous pourrez ainsi orienter les étapes de ce dernier vers le bon angle, mais aussi anticiper les risques qui pourraient entraver le travail.
Zoom sur les différents paramètres d’un projet
Les paramètres d’un projet concernent une liste de plusieurs points. L’on mettra notamment en exergue les 5 W (et 1 H) fondamentaux. Ainsi, voici les points à connaître absolument lors de tout travail de gestion de projet.
What (Quoi)
Notez, ici, le projet à proprement parler. Que voulez-vous faire ? À quelle idée souhaitez-vous donner vie ? Il peut s’agir de n’importe quel plan : présentation de nouveau produit, organisation d’événement, suppression d’un service, recrutement en masse, etc. Bien connaître ce que vous envisagez de réaliser est la base du reste du travail.
Why (Pourquoi)
Ce paramètre consiste à identifier les raisons qui vous ont poussé à vouloir réaliser votre projet. La nature de ces premières peut varier d’un projet à un autre. Il peut s’agir de nouveaux besoins dans l’entreprise, d’un changement d’organisation, de l’exploration de nouveaux domaines, etc. Le paramètre why vous permet entre autres de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Bon à savoir : Attention à bien différencier les raisons et les objectifs du projet.
Who (Qui)
Ce paramètre concerne toutes les parties prenantes qui participeront à la réalisation de votre projet. Il s’agit notamment des ressources humaines de votre entreprise. C’est-à-dire, le chef de projet et les différents collaborateurs. On mentionne également : vos clients, vos partenaires ainsi que le public cible du projet.
When (Quand)
Le paramètre when se rapporte au temps dont vous disposez pour réaliser votre projet. Notez pour cela, les différents deadlines de chaque étape, mais également le moment où le livrable doit être présenté. Pour ce qui est de ce troisième paramètre, vous aurez probablement besoin d’un outil de gestion de projet. Ce dernier met à votre disposition des tableaux de bord qui offrent une large visibilité sur les dates de début et dates de fin de chaque tâche.
Where (Où)
Le lieu où réaliser le projet est important. En effet, vous pourrez travailler uniquement dans les locaux de votre entreprise, tout comme vous devriez peut-être vous déplacer auprès de vos clients et partenaires. Ce sont tout autant de paramètres qui jouent un rôle de premier ordre en termes de management de projet. Et si votre idée concerne tout spécialement l’organisation d’un événement, le lieu de l’animation tient en compte dans le cadre de la réalisation du projet.
How (Comment)
Ce dernier paramètre concerne la manière dont vous allez concrétiser votre mission. Autrement dit, le how n’est autre que l’approche que vous avez choisie pour avancer dans votre travail. Ici, le logiciel de gestion de projet prend tout son sens. L’outil se révèle indispensable lors de chaque étape de la mission.
Durant la définition des paramètres du projet, le chef de projet peut faire un brainstorming avec toute l’équipe. Les avis de tout le monde permettront de mieux détailler chaque point.