La durée de conservation des papiers administratifs dépend du type de papier. Certains doivent ainsi être conservés pendant 10 ans. Il s’agit des papiers suivants :

Les papiers d’assurance

 

Certains papiers d’assurance doivent être gardés pendant une période de 10 ans. Le tableau récapitulatif des papiers à conserver met bien en évidence les documents concernés. Les contrats d’assurance-vie ou d’assurance décès apparaissent sur ce tableau comme documents à garder pendant 10 ans. Mais notez bien que c’est à la fin des contrats que commence la conservation. En clair, il est obligatoire de les garder pendant qu’ils sont en cours. Ensuite, à leur échéance, leur conservation suit en tenant compte du délai réglementaire de 10 ans.

Il est bon de savoir que les bénéficiaires d’un contrat d’assurance-vie ou décès ont la possibilité de faire valoir leurs droits pendant 10 ans à partir de la date à laquelle ils découvrent l’existence dudit contrat. Toutefois, ils doivent apporter la preuve qu’ils en ignoraient la signature.

Aussi, les papiers relatifs au dommage corporel doivent être conservés pendant 10 ans. Cela inclut les factures et les expertises. Il est obligatoire de conserver ces documents après la fin de l’indemnisation. Il est même recommandé d’aller au-delà des 10 ans dans cette conservation au cas où les séquelles de ces dommages corporels seraient prévisibles.

Les documents civils et commerciaux

 

La durée de 10 ans s’applique aussi à la conservation de certains documents civils et commerciaux. C’est le cas des factures clients ou fournisseurs et des contrats qui ont été conclus par voie électronique. Sachez que ces contrats établis par voie électronique sont une sous-catégorie des contrats conclus à distance. Ces documents sont soumis aux textes qui régissent les contrats de consommation, particulièrement à l’article L. 132-1 du code de la consommation qui traite des clauses abusives. Notez que si le contrat conclu par voie électronique porte sur une somme égale ou supérieure à 120 euros, c’est le vendeur qui doit l’archiver. Et il est tenu de le faire pendant un délai de 1 an, à compter de la conclusion du contrat, au cas où l’exécution de la prestation serait immédiate. Dans le cas contraire, la conservation se fait à partir de la conclusion du contrat, sur un délai de 10 ans à partir de la date de livraison ou d’exécution du bien ou service. Si le contrat porte sur un montant inférieur à 120 euros, il n’y a pas d’obligation d’archivage.

En outre, la loi exige de conserver pendant 10 ans les correspondances commerciales, notamment les bons de commande et les bons de livraison. La conservation démarre à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Les documents et pièces comptables

 

Dans le domaine de la comptabilité, la durée de conservation de 10 ans doit être prise en compte dans le cadre de l’archivage de certains documents. Les livres et les registres comptables en font partie, de même que les pièces justificatives.

La conservation des livres comptables est une démarche à prendre au sérieux par les entreprises. Elles sont tenues de le faire en veillant à ce qu’ils soient complètement blancs, sans comporter de ratures ni de gommages, même en cas d’erreur. Sa grande importance justifie sa longue durée de conservation.

Les documents sociaux

 

Il est obligatoire de conserver certains documents sociaux pendant 10 ans. Le bilan en fait partie, ce document qui résume les actifs, le passif et les capitaux propres d’une entreprise à une date donnée. Il est hautement important, car il compose les états financiers d’une entreprise. C’est pourquoi sa conservation doit se faire soigneusement dans le strict respect du délai règlementaire.

Le compte de résultat est cité aussi parmi les documents sociaux à conserver pendant 10 ans. C’est dans celui-ci qu’on retrouve le détail des produits générés et des charges consommées d’une entreprise au cours d’un exercice comptable.

Les papiers de travail

 

Il est également capital de garder les papiers de travail. La durée de conservation est très souvent de 3 ans. Mais pour certains documents, elle peut atteindre les 10 ans. C’est le cas du justificatif de versement d’allocations chômage qui est utile pour le calcul des droits à la retraite. Normalement, il se conserve pendant 3 ans. Toutefois en cas de fraude ou de fausse déclaration, il est exigé de le garder durant 10 ans.